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　　第二，未开会之前充分地理清会议的主题、目的及所要的成果，能召开会前会、筹备会。在《卓有成效的管理者》一书中，德鲁克极为精辟地指出：“卓有成效的管理者，知道他们能从会议中得到什么，也知道会议的目的是什么或应该是什么。他会自问：‘我们为什么要有这次会议？是为了某项决策？是为了宣布什么？还是为了理清我们应该做些什么？’他会在事前想清楚会议的目的，想清楚要求什么报告，以及想清楚简报的用意。他一定坚持开会必须有所真正贡献。”

　　一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特定咨询的人，你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会采购部的人不在，这个原料在制造的过程中，可能会影响到价格，或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到，因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在，他怎么知道这个价格呢？市场部怎么来定价呢？所以会议的效果与参会者紧密相关。

　　每次会议都要有记录文件存档，目的是方便以后补充。同时可以作为下一次会议的参考，并保证与会者没有借口声称不知道会议上讨论的任何事情。很多中小企业往往都忽略这一步，他们有开会，有记录，但是会议记录从来没有整理过。所以为什么有的小企业做不大，为什么大企业越做越大，都是来自于他们知道善用会议，知道会前准备，知道会议的议程，知道会议的控制，知道时间的重要性，知道会议的成本，他们更知道会议的承诺，他们有更好的会议记录，会后他们知道跟踪。